회사생활에선 인사와 호칭 외에도 알아야 할 비즈니스 매너가 한두 가지가 아니죠.
‘전화예절’과 ‘상석’에 대해 알려드리겠습니다.
한 마디를 들으면 인격을 안다, 전화예절
업무를 하면서 이메일과 함께 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 수단이 전화입니다. 이메일에 비해 전화는 실시간으로 대화를 주고받을 수 있어 좀더 친숙하게 여겨지지만 상대방의 얼굴을 직접 보지 않고 대화하기 때문에 자칫 소홀하게 대응할 수 있습니다. 특히 외부 고객에게 걸려온 전화를 잘못 대응할 경우 회사 전체의 이미지를 실추시킬 수도 있기 때문에 전화예절은 무척 중요한 비즈니스 매너 중 하나입니다.
■ 전화를 받을 때
기본적으로 전화는 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다. 전화를 받을 때는 명확한 발음과 상냥한 목소리로 인사하되 이때 소속과 성명을 함께 밝혀주시면 됩니다. “네”, “여보세요” 또는 성명을 밝히지 않고 “OO팀입니다”라고 전화 받는 것은 적절하지 않습니다.
만약 상대방이 시간이나 전화번호 같은 숫자나 고유 명사를 말할 때는 메모를 한 후 상대방에게 다시 한 번 확인한다면 보다 정확한 커뮤니케이션이 되겠죠? 담당자가 부재 중인 경우에는 부재 중인 이유를 설명하고 전화 걸어온 사람의 소속, 이름, 전화번호, 용무를 메모해서 전달해야 합니다.
끊을 때는 다시 한번 상냥한 목소리로 마무리 인사까지 하는 것을 잊지 말아야 합니다.
■ 전화를 걸 때
전화를 걸 때는 상대방이 통화하기에 적절한 시간인지 판단하는 것이 필요합니다. 또한 용건을 미리 정리해 메모하고, 필요한 서류나 자료를 미리 준비하는 것이 좋습니다. 통화가 연결 되면 먼저 자신의 이름과 소속을 밝힌 후 상대방을 확인하며 다른 사람이 받았을 경우에는 “죄송하지만, OO팀 OOO 차장님 부탁합니다.”라고 정중히 이야기하시면 됩니다. 이때 자신을 밝히지 않고 다짜고짜 용건부터 이야기하는 것은 금물입니다. 용건은 명확하고 간결하게 이야기한 후 통화를 끊을 때도 정중한 인사로 마무리해야 합니다.
자신에게 온 전화가 아니더라도 끝까지 매너를 지켜주세요!
– 수화기를 넘기면 끝?
부서 내 다른 사람에게 수화기를 넘겼다고 하더라도 전화 통화를 할 때는 주변의 소리가 함께 들리기 때문에 불필요한 이야기나 무분별한 농담을 하여 회사 이미지를 실추하지 않도록 주의합니다.
통화 도중 내부 사람과 다른 말을 해야 할 경우에도, 송화기를 막고 조심스럽게 대화하는 것이 바람직합니다.
– 잘못 걸려온 전화는?
잘못 걸려온 전화를 받았을 경우 불쾌한 듯 퉁명스럽게 끊지 말고 친절하게 대응하는 것이 필요합니다.
도대체 어디에 앉아야 하는 걸까? 상석 매너
김 사원이 신입사원으로서 준비한 첫 회식 자리. 식당과 메뉴도 고심 끝에 정하고 여러 가지 소품을 이용한 재미 있는 게임까지 준비했습니다. 팀원들이 하나 둘 도착하고 김 사원도 자리를 잡고 앉았습니다. 드디어 팀장님 도착! 열심히 준비한 자신의 노력을 칭찬해 주실 줄 알았던 김 사원의 기대와 달리 굳은 표정의 팀장님이 가장 먼저 하신 말… “자리 배치가 왜 이래요?”
능력 있는 인재도 부적절한 비즈니스 매너로 평가절하되고 인정받지 못하는 경우가 생길 수 있습니다. 특히 상석은 내외부 VIP를 응대할 때 활용될 경우가 많으니 꼭 익혀둘 필요가 있습니다.
■ 좌석 배치
윗사람을 모실 때 알아야 할 상석 매너는 식당 테이블에만 한정되는 것이 아니라 회의실, 자동차 같은 다양한 공간에 적용됩니다. 때문에 신입사원은 상사가 앉는 자리를 먼저 파악하는 것이 좋습니다.
일반적으로 실내에서는 출입구 쪽이 하위석이며 출입구에서 먼 쪽이 상석입니다. 공간 내에 발표를 위한 스크린이 있고, 발표나 보고를 하는 자리라면 스크린을 마주보는 쪽이 상석이 되지요.
주의해야 할 점은 상석은 항상 고정되어 있는 것이 아니라는 점인데요. 만약 바깥 경치가 보이는 큰 창문이 있는 경우에는 전망이 가장 좋은 곳이 상석이고 그 반대쪽이 하위석이 됩니다. 야간에는 밖의 전망이 안 보이기 때문에 전망을 볼 수 있는지의 여부가 큰 의미가 없어지겠지요. 이렇게 상석은 장소에 따라 변경된다는 점을 숙지해야 합니다.
■ 엘리베이터 탑승 시
엘리베이터에서는 문을 바라보고 섰을 때 조작버튼의 대각선 안쪽(그림의 경우 안쪽 오른편)이 상석입니다. 엘리베이터를 함께 탄다면 먼저 탑승해 상급자가 탈 때까지 열림 버튼을 누르고 있으며, 내릴 때는 상급자가 먼저 내릴 수 있도록 배려하는 것이 좋습니다.
문을 여닫을 때도 매너가 있어요
– 여닫이문의 경우
문이 있을 때는 상급자가 문고리를 잡지 않게 하는 것이 원칙입니다. 당기는 문일 경우에는 문을 열고 상급자가 먼저 들어가게 하며, 밀어서 여는 문은 먼저 문을 밀고 들어가 상급자가 들어온 것을 확인한 후 닫아주시면 됩니다.
– 회전문의 경우
자동문은 상급자를 먼저 들어가게 하며 수동문은 문을 밀어 상급자가 뒤따르도록 합니다.
■ 자동차 승차 시
운전기사가 있는 차를 탈 때는 승하차가 편리한 조수석 뒷자리가 최상석입니다. 그리고 그 옆이 2석, 조수석이 3석, 뒷자리 가운데가 4석이 되는데요. 만약 뒤에 3명이 타게 될 경우 여성은 가운데에 앉지 않도록 배려합니다. 상급자가 직접 운전할 경우 운전자 옆 좌석이 최상석이 됩니다.
지금까지 회사에서 지켜야 할 기본 전화예절과 상석에 대해 알아봤습니다. ‘매너가 사람을 만든다’라는 말이 있듯이 예의와 격식을 차리는 것은 타인이 자신의 이미지를 긍정적으로 떠올릴 수 있도록 만드는 것입니다.
신입사원에게는 아직 비즈니스 매너가 어색하고 낯설겠지만, 하나하나 자신의 몸에 배도록 습관화한다면 언제 어디서든 사랑 받는 신입사원이 될 수 있을 것입니다.
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